Ko smo se v podjetju preselili v nove prostore, smo si rekli, da bomo tokrat skladiščenje uredili premišljeno že od začetka. Prej smo imeli škatle povsod. Pod mizami, v hodniku, celo v kuhinji. Iskanje enega dokumenta ali kosa opreme je včasih trajalo tudi 10 minut. To je bila izguba časa, ki je nihče več ni želel.

Takoj po selitvi smo si vzeli dan samo za organizacijo. Postavili smo kovinske regale, kupili zaboje enakih dimenzij in jih skrbno označili. Vse smo razvrstili po logiki: pogosto uporabljene stvari spodaj, redkeje uporabljene višje. Celo pisarniške zaloge, kot so papir, tonerji, kuverte, imajo zdaj svojo polico.

Znotraj tima smo določili osebo, ki enkrat mesečno preveri red in stanje. Skladiščenje je zdaj organizirano tako, da ne izgubljamo več časa, vse je pregledno, dostopno in pod nadzorom. Zdi se kot malenkost, a dejansko je to ena izmed najboljših sprememb, ki smo jih uvedli. Delo poteka hitreje, brez frustracij in to se pozna pri vsem, kar počnemo.

Najbolj presenetljivo pa je bilo to, kako hitro smo vsi v ekipi začeli ceniti novo ureditev. Ko je enkrat vzpostavljen dober sistem za skladiščenje, se ga hitro navadiš in ne želiš več nazaj v kaos. Tudi novi sodelavci se hitro vključijo, ker jim lahko preprosto pokažemo sistem: To je prostor za tehnično opremo, tukaj so promocijski materiali, tam pa rezervni kabli.

Opazili smo, da se je povečala tudi odgovornost, ker vsak ve, kam kaj sodi, ni več iskanja krivca, če kaj manjka. Preprosto preverimo stanje in dopolnimo, še preden nastane problem. Določili smo tudi jasna pravila glede vračanja stvari na svoje mesto, kar se je izkazalo za ključno.

Zdaj, ko nekdo vpraša, kje imamo določeno stvar, odgovor ni več: Hja, nekje v eni izmed škatel, ampak: Na drugem regalu, v škatli z modro nalepko. Organizirano skladiščenje se resnično pozna na učinkovitosti in kar je najlepše, ko enkrat vzpostaviš sistem, ga je enostavno vzdrževati.